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Datos a la hora de realizar un evento para tu empresa

Cuando planificamos un evento corporativo debemos saber que si bien el presupuesto es importante para poder ostentar de una excelente locación, un delicioso catering y el mejor ambiente, este no determina el éxito del mismo. Tenemos que enfocarnos en la calidad de contenido que transmitiremos y garantizar que el mensaje llegue a los asistentes.

Igualmente, si vamos a realizar bien sea un congreso, taller, foro, reunión o cualquier actividad que incluya clientes, socios o personal de la empresa, debemos dividirnos por equipos que básicamente atenderán los asuntos de dos ejes fundamentales: logístico y comunicacional. El primero se encargará de cubrir todas las necesidades de ubicación, seguridad, duración, requerimientos, higiene, alimentación e hidratación. El segundo de emitir y sistematizar toda la información interna y externa, analizar los datos y definir los objetivos.

Vamos por pasos, lo primero que se tiene que hacer al planificar el evento es lo siguiente:

  1. Elegir una temática
  2. Fijar el presupuesto
  3. Definir fecha y duración
  4. Desglosar invitados y asistentes
  5. Cotizar y buscar proveedores

Para que todo salga como a pedir de boca, toma en cuenta los siguientes datos a la hora de realizar un evento para tu empresa:

  • Cuál es el objetivo

Este es el primer punto en la organización del evento, saber qué se quiere lograr realizándolo y en base a esto, saber qué tipo se adecua más al objetivo, es decir, si la meta es motivacional, las actividades en locaciones al aire libre le van mejor, entonces el equipo de producción y logística se basa en ello para planificar sitio, comidas y sonidos entre otros. Igualmente el departamento de marketing diseña la campaña ideal.

  • Conocer el público

Es necesario que el equipo que organizará el evento corporativo tenga muy claro quienes serán los asistentes, en este punto los departamentos de Relaciones Públicas y Recursos Humanos pueden ayudar. La idea es generar un ambiente atractivo visual y de contenido adaptándose a las características del público. No es lo mismo una conferencia para médicos experimentados que para un grupo de Millenials. Se busca mantener interesado, entretenido y atento a los agasajados.

  • Comunicación entre las áreas de trabajo

Todas las áreas que forman parte de la organización del evento necesariamente deben estar comunicadas entre si. Logística, contenido, publicidad, producción etc. Pueden conformar una especie de consejo de planificación en el que estén al tanto del avance de la jornada y además aporten nuevas ideas. De esta manera se evitan los imprevistos e improvisación ya que cada pieza tiene que ver y afecta con las otras.

  • Uso de la tecnología

Vivimos en un mundo en donde el avance tecnológico nos ayuda en cada aspecto de nuestra vida, incluyendo el profesional. Es primordial incluir la tecnología en la planificación, desarrollo y desenlace del evento corporativo, bien sea través de herramientas para las ponencias o mediante aplicaciones creadas con el fin de recolectar datos de los asistentes, compartir material relevante, fotos, videos etc. Para las empresas de menores recursos, las redes sociales pueden ser bastante útiles, lo importante es mostrar que la organización está preparada para el futuro. La innovación hará más atractiva la velada.

  • Socialización

Sobre todo en los grandes eventos, pasa que los participantes no se conocen entre sí y la empresa anfitriona debe buscar la manera de romper el hielo organizando actividades de esparcimiento previas para que socialicen e interactúen. Es por ello que en ocasiones, vemos como los congresos se realizan en hoteles para que días antes, los ponentes y participantes tengan la posibilidad de compartir en áreas de recreación. La opción para actividades a menor escala, es invitar a un desayuno, brunch o comida antes de entrar en materia.

 Lo que no debes hacer a la hora de realizar tu evento

  • Improvisar. Siempre habrá algo que no te saldrá como lo esperas y corres el riesgo de echar a perder todo el trabajo.
  • Ser tacaña. Está bien que tengas voluntarios y personas que desinteresadamente quieran ayudarte, pero tampoco puedes depender de ellas, es por eso que TIENES que contratar personal especializado y rodearte de los que saben. Eso debe ir incluido en el presupuesto.
  • Usar demasiado papel. Hoy en día casi todo se maneja en digital, si imprimes demasiado material en hojas, lo más probable es que estas terminen en la papelera. A la gente le da flojera y prefieren que les envíes todo a sus correos electrónicos.
  • Cobrar. Los asistentes verán con muy mal ojo que se les cobre adicional por la comida, bebidas, parking o Internet Wifi que consumen en el evento. Todo eso debe estar presupuestado e incluido en el costo inicial (si es un evento pago).
  • No tener opciones. Debes saber las necesidades del público y tener opciones. Por ejemplo, comida variada por si van vegetarianos, celiacos, abstemios etc.

Al organizar un evento, la empresa está asumiendo un gran reto y varios riesgos. Sin embargo, siendo previsivos y profesionales seguramente todo saldrá bien. Lo importante es saber que esta es una oportunidad para crecer como organización, ganar reconocimiento, posicionarse y transmitir un mensaje corporativo debido a la cantidad de personas que reunirá en un mismo sitio. Hay que aprovechar y destacarse.

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